Las interrupciones

By | abril 12, 2017

Las interrupciones

Las interrupciones como ladrones de tiempo

Uno de los ladrones de tiempo que solemos sufrir en la oficina son las numerosas interrupciones que se dan a lo largo del día. A todos nos ha aparecido un compañero (o a lo peor, nuestro jefe) en la puerta del despacho que con un “tienes un minuto y te comento una cosa” se ha llevado media hora de nuestro tiempo, que probablemente estábamos dedicando a algo importante, ya planificado, y que ha supuesto tener que  retomar el asunto y volver a concentrarnos en él. Eso supone una doble pérdida de tiempo, de un lado porque dejamos de hacer algo, de otro, el doble esfuerzo y energía que supone tener que retomar un tema, y la nueva dedicación de tiempo que conlleva.

Pero ¿Podemos hacer algo para minimizar estas situaciones? Claro que sí.

Las interrupciones son actividades o hechos que también “devoran” nuestro tiempo y dificultan su administración. De hecho, son uno de los ladrones de tiempo más importantes. Pueden estar causadas por varios motivos.

  • Visitas inoportunas: de compañeros del propio departamento o de otras áreas.
  • Crisis, urgencias, imprevistos, etc. que nos habitúan a una constante ralentización de nuestras tareas.
  • Reuniones, previstas o improvisadas.
  • Teléfono, en cuanto a llamadas que se reciben del exterior o de la propia empresa.

Aunque no todas las interrupciones son rechazables, puesto que algunas son parte de nuestro trabajo y pueden servir para resolver problemas o aportar información importante para el mismo, sí  preciso desarrollar la capacidad de manejarlas positivamente, y en su caso, evitarlas o limitarlas en relación al tiempo que nos ocupan.

Es necesario saber negarse a una charla o una consulta de modo amable y con respeto, siendo asertivo, en las ocasiones en que nos interrumpe una tarea importante y que no podemos dejar a medias. Tanto si es un compañero como nuestro jefe, podemos establecer esta distancia y respetar nuestro propio tiempo también. Si no se trata de algo verdaderamente urgente o importante, y puede esperar a que nosotros terminemos la tarea que tenemos entre manos, debemos ser capaces de reconducir la situación y comentarlo con nuestro interlocutor. A veces bastará con una simple explicación de por qué no puedes atender su solicitud en ese momento y la seguridad de que te pondrás en contacto o te dedicarás a su petición en cuanto termines.

“En caso de que no pueda dejar de ser atendido en ese momento, ser concreto y no divagar ayudará a minimizar el impacto de la interrupción. Y si el asunto puede ser delegado en otros colaboradores u otras personas en la empresa, hacerlo también nos ayudará a mantener nuestro foco en aquéllo que entra dentro de nuestras responsabilidades” mencionó el presidente de Grupo Denim Salomón Juan Marcos Villarreal.